문서 작성의 공통 사항

문서 작성의 공통 사항

1. 문서의 제목 붙이는 법

    1) 간결하면서도 구체적으로 표현한다.

    2) 제목의 글자수는 20자 이내로 한다.

    3) 제목의 성격을 나타낸다.

 

 

2. 항목을 세분하는 법

    1) 항목을 세분할 때에는 그 문서의 성격 및 길이를 고려

        하여야 한다.

        1. ----------

           가. ----------

               (1) ----------

                   (가) ----------

                         1) ----------

                            가) ----------  

   2) 1, 2 등을 장이라 부르며, 최상위 항목이 된다.

       가, 나, 다 등은 절

       (1), (2), (3) 등은 항

       4순위 이하의 (가), 1), 가) 등은 세별항목

   3) 항목 구분의 계층

       세별 항목은 3순위까지 하는 것이 적당하며, 6순위 이하

       로까지 세분하는 것은 피하는 것이 좋다.

   4) 문서의 범위를 벗어나는 분량이 많은 논문, 책자 등의

       경우에는 미관상 개성있는 항목구분을 하여도 좋다.

 

 

3. 첨부물의 표시 방법

    1) 첨부물이 하나인 경우

        (본문)-----------------------------------

         ------------------------------하기 바람.

         별첨 : 세부 추진 계획 1부 끝.

    2) 첨부물이 둘 이상인 경우

        (본문)-----------------------------------

         ------------------------------하기 바람.

         별첨 : 1. 교육시간표 1부

                  2. 예상 소요 경비 내역 1부

                  3. 교육장 약도 1부 끝.      

 

4. 정정하는 법

    1) 탈자의 삽입

        - 탈자가 있는 곳에 ‘V’ 표시를 하고, 그 위에 탈자를

           기입한다.

        - 탈장를 기입할 때에는 날인을 하여, 정정의 책임을

           분명히 하는 것이 좋다.

    2) 오자의 정정

         - 오자를 정정할 때에는 글자의 중앙에 두선(=)을

            그어 지우고, 그 위에 바른 문자 또는 숫자를 기입

         - 숫자의 정정은 틀린 숫자 뿐만 아니라 일련의 숫자

            전부를 정정, 필요시 정정인을 날인      

 

5. 문서의 ‘끝’ 표시 방법

    1) 마지막 문장으로 문서를 마감하는 경우

        (본문) ----------------------------------

        -----------------------------하기 바람. 끝.

    2) 첨부물이 있는 경우

        (본문) ----------------------------------

        -------------------------------하기 바람.

        별첨 : 1. 시간 계획표 1부

                 2. 예상 소요 경비 1부 끝.

    3) 본문 또는 첨부물의 표시가 서식의 오른쪽 한계선에서

        끝났을 경우  

        (본문) ----------------------------------

          --------------------- 반드시 참석하기 바람.

         끝.

 

 

6. 문서의 ‘면’ 표시 방법

    (1) 문서가 두 장 이상으로 이루어진 경우

         문서의 아래 중앙에 전체 면수와 그 면의 일련 번호를

         기입

         예 : 1/5, 2/5, 3/5, 4/5, 5/5

     (2) 첨부 서류의 면 표시는 본문과 따로 해야 한다.

         예 : 1) 하나의 첨부물이 있는 경우

                   1-1/4, 1-2/4, 1-3/4, 1-4/4

         예 : 2) 2개 이상의 첨부물이 있는 경우          

                   1-1/2, 1-2/2

                   2-1/2, 2-2/2

 

7. 문서 발송 전의 6가지 확인 사항

    (1) 소리를 내서 읽어 본다.

    (2) 기본 구성이 잘 짜여져 있고, 빠진 곳은 없는가?

    (3) 오자나 잘 읽히지 않는 글자는 없는가?

    (4) 숫자나 고유명사 쓰기에 실수는 없는가?

    (5) 첨부 자료는 다 구비되어 있는가?

    (6) 수신자 이름이나 주소, 우편번호는 틀리지 않았는가?