문서 작성의 기본 원칙

문서 작성의 기본 원칙

1. 각종 규정 및 표준에 의거하여 작성한다.

    한글 맞춤법 및 표준어 규정, 외래어 표기법, 한국 공업 표준(KS)과 국제 단위계(SI), 조직에서 정한 표준

 

 

2. 사전을 항상 참고한다. – 정확하고 세련된 문서작성

    사전류는 오자 정정, 띄어쓰기, 다르게 읽히는 한자,

    단어의 사용례 등 다양한 정보 제공

 

 

 

3. 목적을 분명히 한다.

    읽는 이에게 무엇을 바라는지, 어떤 행동을 요구하는지

 

 

4. 읽는이를 분석한다.

   읽는이의 수준에 맞추는 것이 읽기 쉬운 문서 작성의 열쇠

 

 

 

5. 6W 3H 원칙에 의거하여 작성한다.

    When(언제)       : 문서의 작성일자, 문서에서 언급하는 

                             사실과 관련된 때

    Where(어디서)   : 문서의 사실과 관련된 장소, 문서를

                             작성한 장소(부서) 등

    What(무엇을)     : 문서의 핵심부분으로 사실의 대상

    Who(누가)         : 사람에게만 한정되지 않으며, 상품과

                              기계 등에도 해당

    Whom(누구에게) : 문서의 수취인

    Why(왜)             : 이유나 원인

     How(어떻게)      : 하나의 사항에 대한 전후 진행 상황을

                              설명하는 것

    How Much(얼마나)   : 경비, 예산, 가격 등

    How Long(얼마동안) : 실행에 소요되는 기간

 

 

6. 결론을 먼저 쓴다.

    읽는이가 문서의 핵심을 빠르게 도달할 수 있도록 결론을

    먼저 언급 – 문장의 중심 사상이나 주장을 제시한 다음,

    거기에 따른 실증, 세부 내용을 덧붙임

 

 

 

7. 이해하기 쉬운 것이어야 한다.

    문서는 의사 소통의 수단이므로, 상대방이 쉽게 이해할 수

    있는 말을 써야 한다.

 

 

8. 사실을 정확하게 전달한다.

    - 사실과 경험을 구체적인 예를 들어 설명하는 기술

    - 숫자를 사용하여 설명하고 비교하는 기술

    - 다른 사람이 말한 이야기와 그 인상을 서술하는 기술

    - 심리 상태와 움직임, 주변의 상황 등을 객관적으로 묘사

       하는 기술

    - 사건과 현상으로부터 받은 인상을 서술하는 기술

    - 관찰한 것과 경험한 것을 객관적으로 설명하는 기술

    - 현상과 유사한 것을 비교, 설명하는 기술 등

 

 

9. 간결하게 작성한다.

    가능한 한 본문을 짧게 나누어 간결하게 항목별로 작성

    하는 것이 신속.정확한 문서를 작성하는 데 유리

 

 

10. 시간과 경비의 절감을 도모한다.

     1) 불필요한 문서는 작성하지 않는다.

     2) 용지를 절약한다.

     3) 시간을 절약한다.

 

 

 

11. 반드시 반복해서 읽는다.

      오자, 탈자는 없는지 반드시 되풀이해서 읽어 보고

      확인하는 습관이 필요