대외 문서 작성법

대외 문서 작성법

1. 대외 문서는 조직의 의사를 외부에 전달하는 문서

  

2. 기본원칙

    (1) 조직을 대표한다는 자세로 책임감을 가지고 작성

    (2) 용건이 발생하면 즉시 쓴다.

    (3) 오.탈자, 외래어, 외국어, 약자에 주의한다.

    (4) 해외로 보내는 문서는 그 나라 문서 작성법에 따라 쓴다.

 

3. 대외(국내) 공문서

    (1) 대외 공문서는 작성할 경우에는 상황과 내용에 관계 없이 예를 갖추고 작성해야 한다.

    (2) 기재 요령

         1) 발신 연월일은 서기로 적는다.

             예 : 2005. 10. 25.

         2) 문서번호 : 조직 내에서 정한 규정에 따라 정확히 기재

         3) 수신처 : 수신 대상 회사나 관공서 등의 명칭을 정확히 기재

             주)1.수신자명은 약칭.약자를 사용하지 않고 쓴다.

                    2.발신자 명의와 수신자의 명의를 동일한 격으로 해야 한다.

         4) 참조 : 각 사안의 담당 부문명이나 직위명을 기입

         5) 제목 : 간결하면서도 함축적인 제목을 붙인다.

         6) 인사문 : 격식을 갖추어, 각 사안에 적절한 문안으로 작성 일반적으로 의례적인 인사말을 쓴다.

         7) 본문 : 그 문서의 용건을 쓰는 부분으로 항목별로 나누어 간결하고도 일목요연하게 작성 본문에는 문서 작성자나 문서가 담고 있는 용건의 담당자 성명과 전화번호 등을 명기하여, 추후 연락이나 회신에 어려움이 없도록 하는 것이 좋다.

         8) 결재란 : 2부를 작성하여 1부는 결재를 받아 보관하고, 1부는 결재를 받지 않은 채 발신자의 직인만 찍어 발송

           9) 발신자명 :  발신자의 소속, 직위, 성명을 약호, 약자를 사용 하지 않고 정식으로 정확히 기재하고, 그 곁에 직인을 찍는다. 이때 발신자의 직위가 수신자의 직위와 동등해야 한다.