사내 문서 작성법

사내문서 : 품의서, 통지문, 보고서, 회의록, 지시서

1. 품의서 작성법

    (1) 품의서란 담당자가 담당 사안에 대한 의견을 담아 결재권자에게 결재(허가)를 구하는 문서

 

    (2) 품의서 작성의 기본 원칙

         1) 우선 주제를 명확히 하고 사전 준비를 철저히 한다.

         2) 상신하는 내용의 목적과 의의가 무엇인지를 명확히 한다.

         3) 상신내용의 장점과 단점을 공정하게 평가하고 대체안도 2-3개 정도 준비한다.

         4) 누가 읽어도 알 수 있도록 일목요연하게 작성한다.        

         5) 의견을 기입할 수 있는 여백이나 체크 리스트를 준비해 읽는 사람의 의견이 반영되도록 작성한다.

         6) 소요 비용 등 구체적인 내용도 알 수 있도록 6W 3H에 의거하여 작성한다.

         7) 그래프나 표 등을 사용하여 결재권자의 관심을 유도하고, 이해를 돕도록 한다.

 

2. 통신지 작성법

    (1) 통신지는 조직내 수평적 커뮤니케이션의 수단이 되며, 정보의 전달과 요청을 위해 사용되는 문서

 

    (2) 통신지 작성의 원칙

         1) 지나친 예의를 갖출 필요없이 내용의 핵심이 전달 될 수 있도록 작성

         2) 부서간 책임의 한계를 명확하게 할 수 있도록 작성

         3) 내용의 전후 사정이나 배경을 상대방이 충분히 이해 할 수 있도록 작성

         4) 간결하게 6W 3H에 의거하여 작성

         5) 문서 작성의 필요가 발생했을 때 즉시 작성

         6) 도표, 그래프 등의 시각적 표현으로 상대방의 이해를 돕는다.     

 

    (3) 통신지의 종류

         1) 통지문

             ① 안내 : 안내는 강연회, 하기휴가, 후생시설의 이용법 등 각종 행사 참여를 안내하는 것

             ② 통지 : 통지는 업무에 필요한 정보를 전달하기 위한 문서

         2) 의뢰장 : 관련 자료의 제출 의뢰, 강사 파견 의뢰, 인원 차출 의뢰 

         3) 조회장/ 회답장

             ① 조회장 : 업무상의 일에 대해 타부서나 특정인 에게 문의하여 회답을 받는 문서

             ② 회답장 : 조회장에 대한 회답을 정리한 문서

 

3. 보고서 작성법

    (1) 보고서는 어떤 조직의 하급 직급자가 그의 상위 직급자 에게 또는 하위 부서에서 상급 부서에 그 직무에 관하여 일정한 일의 내용이나 결과를 알리는 문서 

    (2) 보고서 작성의 원칙

         1) 제때에 즉시 쓴다.

         2) 보고를 요구하는 상사의 의향을 정확하게 파악하여 작성

         3) 정확한 데이터에 의거해 작성

         4) 사실을 솔직하게 전달한다.

         5) 필요한 내용만 항목별로 나누어 작성

                           

4. 회의록 작성법

    (1) 회의록이란 회의 내용 및 결정 사항을 간결하게 정리한 문서

    (2) 회의록 작성의 원칙

         1) 회의의 장소,개최일시,회의명,의제,참석자명, 결정사항등을 회의자료 또는 자신의 메모 등으로 확인 

         2) 회의록을 쓸 때에는 6W 3H에 따라 쓴다.

         3) 경과보다 결과를 명확하게 간결하게 쓰는 것이 중요

         4) 문서가 완성되면 내용에 대해 이쪽에서 잘못들은 것은 없는지 상사와 참석자에게 확인을 받아본다.

 

5. 지시서 작성법

    (1) 지시서는 조직내에서 상급자가 하급자에게 어떤 지시의 내용을 담아 전달하는 문서

    (2) 지시서  작성의 원칙

         1) 자기 자신의 말로 작성

         2) 시종일관, 그리고 완전하게 작성

         3) 부하의 관심과 의욕을 북돋을 수 있도록 작성

         4) 수행 기간 및 보고에 대한 사항을 분명히 한다.

         5) 지시서는 반드시 2부를 작성한다. 1부는 지시자가, 1부는 지시받는 자가 보관하여 후일 지시에 관한 책임을 분명히 한다.